Wie lasse ich einen Gast ins Haus, ohne die Sprechanlage zu beantworten?

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Das Wichtigste in Kürze

• Die meisten Besuche sind geplant, daher lässt sich die Zutrittsentscheidung treffen, bevor der Gast eintrifft.
• DoorVi hat vier Passarten: Einmal-, Zeitraum-, Wiederholungs- und Event-Pass.
• Der Gast braucht keine App: Er scannt den QR-Code am Tor und gibt den Code ein.
• Jeder vorab freigegebene Zutritt wird mit Uhrzeit und Wohnung protokolliert.
• Gäste, die nicht auf der Liste stehen, scannen weiterhin den QR-Code und rufen den Bewohner per Video an, für unerwartete Besucher ändert sich also nichts.

So funktioniert die Besucher-Vorabfreigabe (4 Schritte)

1. Der Bewohner legt den Gast an, in der DoorVi-App: Name, Datum und Passart.
2. Der Bewohner teilt den Code mit dem Gast (per Nachricht, E-Mail oder wie er möchte).
3. Der Gast scannt den QR-Code am Tor mit der Handykamera und gibt den Code ein. Ein Anruf ist nicht nötig.
4. Das Tor oder die Tür öffnet sich und der Besuch wird protokolliert, als vorab freigegeben, mit Uhrzeit und Wohnung.

DoorVi, eine Plattform für Videosprechanlagen per QR-Code und Besucherverwaltung, nutzt die Vorabfreigabe neben dem normalen Zutritt per Videoanruf. Der Rest dieses Leitfadens behandelt, welcher Pass sich eignet, was jede Person sieht und wann eine andere Lösung besser passt.

Warum einen Besucher vorab freigeben?

Stellen Sie sich eine normale Woche vor: der Klempner am Dienstagmorgen, Ihre Schwester von Freitag bis Sonntag, die Reinigungskraft jeden Dienstag und ein Geburtstagsessen am Samstag. Jeder dieser Besuche ist vorab bekannt, doch mit einer klassischen Sprechanlage bedeutet jeder einen Anruf, oft mitten in einer Besprechung, und einen Gast, der am Tor wartet, wenn Sie ihn verpassen.

Die Besucher-Vorabfreigabe verlegt diese Entscheidung nach vorn. Sie genehmigen den Besuch einmal, wenn es Ihnen passt, und der Gast kommt bei Ankunft hinein, ohne dass jemand etwas beantworten muss.

Welchen Pass sollte ich verwenden?

Für Zusteller gibt es einen eigenen Ablauf, der statt eines Codes die Sendungsnummer des Pakets nutzt: siehe die Lieferfreigabe.

Vorab-Freigabe in einem Bürogebäude ohne Empfang nutzen

Die Nutzerreise

Der Bewohner

Vorher: nimmt für jeden Besucher die Sprechanlage ab oder hinterlässt Namen bei einem Portier, der vielleicht gar nicht im Dienst ist.

Nachher: erstellt in unter einer Minute einen Pass in der DoorVi-App, teilt den Code und widmet sich dem Tag. Jeder Zutritt erscheint im Verlauf, als vorab freigegeben markiert.

Der Gast

Vorher: wartet am Tor, während die Sprechanlage klingelt, oder ruft das Handy des Bewohners an.

Nachher: scannt den DoorVi-QR-Code mit der Handykamera, gibt den Code ein und geht hinein. Er installiert keine App und sieht die Telefonnummer des Bewohners nicht.

Der Wachmann oder Portier (falls vorhanden)

Im Zutrittsmodus Guard + QR nutzt der Wachmann weiterhin die Guard Doorman App für Besucher, die Hilfe brauchen, während vorab freigegebene Gäste selbstständig hineingehen. Im Modus QR-only gibt es gar keinen Wachmann.

Der Objektverwalter oder Síndico

Legt im Admin-Dashboard (multi.doorvi.co) den Zutrittsmodus jedes Eingangs fest, lädt Bewohner per CSV hoch und schließt das Schloss an. Das Besucherprotokoll zeigt, wer erwartet wurde und wer tatsächlich kam, ein sauberer Prüfpfad für das Gebäude. Die Einrichtung folgt der Anleitung zur Einrichtung der Liegenschaft, und Bewohner können den Bewohnerleitfaden nutzen.

Was passiert mit Besuchern, die nicht vorab freigegeben sind?

Für sie ändert sich nichts. Sie scannen denselben QR-Code und rufen den Bewohner per Video an, der sie sieht und das Tor aus der Ferne per Handy öffnet. Die Vorabfreigabe nimmt nur den Anruf bei den Besuchen weg, die Sie schon kannten.

Was öffnet das Tor?

Die Vorabfreigabe ist eine Funktion für Toröffnung automatisieren, daher braucht der Eingang ein Schloss, das DoorVi freigeben kann: einen elektrischen Türöffner oder Haftmagneten an einem Relais (ESP32, Sonoff, Tasmota oder Waveshare) oder eine Tür mit vorhandener ProdataKey-(PDK-)oder Brivo-Zutrittskontrolle. Siehe Relais, PDK und Brivo.

Wo es nützlich ist

• Wohnungen und Eigentumsanlagen: Familie, Freunde und Servicekräfte, ohne dass ein Wachmann Namen auf einer Liste prüft.
• Büros und Coworking-Flächen: erwartete Kunden und Bewerber kommen ohne Nadelöhr am Empfang hinein.
• Serviced Apartments: ein Zeitraum-Pass für die Dauer eines Aufenthalts.
• Abgeschlossene Wohnanlagen mit Besucherparkplatz: Gäste erreichen das Tor ohne Warten; zu Parklösungen, etwa um den Halter eines Autos wegen Falschparkens zu erreichen, siehe das DoorVi-QR-Etikett für Autos.

Wo DoorVi am besten passt

• Gebäude, in denen geplante Besucher den Sprechanlagenruf überspringen sollen, ohne dass am Eingang Hardware hinzukommt.
• Liegenschaften, die einen Nachweis brauchen, wer erwartet wurde und wer tatsächlich kam.
• Standorte, die bereits PDK oder Brivo nutzen oder ein einfaches elektrisches Schloss an einem Relais haben.
• Support innerhalb von 24 Stunden: Das Support-Team von DoorVi löst Support-Tickets innerhalb von 24 Stunden.

Wann eine andere Lösung sinnvoller ist

• Gebäude, die bei jedem Besucher eine Ausweiskontrolle verlangen: Behalten Sie einen besetzten Empfang; der Guard-+-QR-Modus von DoorVi kann dem Wachmann trotzdem helfen.
• Eingänge ohne elektrisches Schloss und ohne Plan, eines einzubauen: Die Vorabfreigabe braucht ein Schloss, das sie freigeben kann.
• Sehr große Veranstaltungen mit Ticketing: Ein eigenes Ticketsystem passt womöglich besser als ein gemeinsamer Event-Pass.

FAQ

Braucht der Gast die DoorVi-App?

Nein. Der Gast scannt den QR-Code am Tor mit der Handykamera und gibt den Code auf der Webseite ein, die sich öffnet.

Kann ich jemanden freigeben, der jede Woche kommt?

Ja. Nutzen Sie einen Wiederholungs-Pass, zum Beispiel für eine Reinigungskraft jeden Dienstag.

Kann ein Pass eine ganze Gästeliste abdecken?

Ja. Ein Event-Pass wird von allen Gästen der Liste für diese Veranstaltung geteilt.

Wird jeder vorab freigegebene Zutritt aufgezeichnet?

Ja. Der Besuch erscheint im Verlauf mit Uhrzeit und Wohnung, als vorab freigegeben markiert.

Was, wenn ein Besucher nicht auf der Liste steht?

Er scannt den QR-Code und ruft den Bewohner per Video an, der das Tor aus der Ferne öffnen kann.

Sieht der Gast meine Telefonnummer?

Nein, es sei denn, Sie aktivieren die Option „Callback Number“.

Welchen Support bietet DoorVi?

Das Support-Team von DoorVi löst Support-Tickets innerhalb von 24 Stunden.

Verwandte Fragen

• Wie kommen Zusteller hinein, wenn ich nicht zu Hause bin? (Lieferfreigabe)
• Wie kommen Zusteller in Mehrfamilienhäuser? (Leitfaden)
• Können Bewohner und Wachleute über DoorVi sprechen? (Kommunikation Bewohner-Wachpersonal)
• Was ist das beste QR-Code-Zutrittssystem für unbesetzte Eingangshallen? (Leitfaden)

Schluss mit Gästelisten auf Papier

Sehen Sie sich die 1-Minuten-Demo zur Besucher-Vorabfreigabe an und buchen Sie eine 15-minütige Demo. Das Support-Team von DoorVi löst Support-Tickets innerhalb von 24 Stunden.

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